Menginput Transaksi Jurnal

Krishand GL 4.0 memberikan keleluasaan bagi Anda dalam membuat transaksi jurnal sendiri, dilengkapi dengan fasilitas penunjang yakni mata uang, perkiraan pembantu serta cost center membuat Krishand GL 4.0 sangat fleksibel dan tetap handal bagi sistem di perusahaan Anda.

Proses input jurnal segala jenis transaksi perusahaan Anda seperti transaksi kas, penjualan, pembelian, penyesuaian, dsb. Semua dilakukan dalam satu modul proses yakni dalam Proses Transaksi Jurnal.

Keunggulan-keunggulan dari Fasilitas Jurnal Krishand GL 4.0 :

  • Otomatis mencatat penomoran setiap transaksi jurnal (fitur Kode Bukti Transaksi).
  • User bisa kapan saja keluar dari menu Jurnal, walaupun jumlah debet dan kredit dari jurnal yang sedang User input belum seimbang (balance).
  • Dalam menginput Jurnal, User bisa menginput transaksi jurnal untuk beberapa bulan periode sekaligus, tanpa harus menutup dahulu periode-periode sebelumnya.
  • Tersedia menu Standing Jurnal.

Berikut langkah membuka jendela transaksi jurnal:

Dari Menu Utama Krishand GL 4.0

-> Klik: Jurnal

clip_image002

Kemudian muncul jendela transaksi jurnal yang berisikan data dan in-formasi yang berkaitan dengan transaksi dalam dua bagian yakni ba-gian Header dan Detail.

clip_image004

Bagian Header mencakup detail informasi transaksi, sedangkan bagi-an Detail mencakup penjurnalan atas transaksi tersebut.

Menentukan Jenis Tampilan Detail Jurnal

Kini Anda dapat menentukan jenis tampilan yang akan digunakan pa-da jendela Jurnal. Perubahan jenis tampilan jurnal dapat mempenga-ruhi cara Anda menginput jurnal, untuk itu kami sediakan dua macam tampilan detail jurnal, yakni:

1. Datasheet
Tampilan ini berbentuk tabel seperti yang biasa digunakan dalam program Excel. Terdiri atas baris dan kolom yang membentuk ba-ris data untuk Anda menginput jurnal. Berikut tampilan jurnalnya:

clip_image006

2. Non-Datasheet
Tampilan ini lebih padat dan compact, berupa kolom-kolom data yang sudah ditempatkan secara tetap sehingga keseluruhan isi jurnal langsung terjabarkan dalam satu jendela. Untuk memudah-kan Anda, maka warna kolom akan berubah menjadi oranye un-tuk menunjukkan kolom yang sedang aktif. Berikut contoh tampil-an jurnalnya:

clip_image008

Untuk memilih jenis tampilan jurnal yang akan Anda gunakan, buka menu Setup Preferensi:

  1. Buka menu Setup Awal dari Menu Utama -> Klik: Setup Awal.
  2. Buka menu Setup Preferensi -> Dobel-klik: Setup Preferensi.
  3. clip_image012Input: Tampilan Jurnal

clip_image014

Membuat Transaksi Jurnal

Berikut langkah membuat transaksi jurnal dalam Krishand GL 4.0:

Input Bagian Header

clip_image016

  1. Klik NEW
  2. Input: Pilih Cabang perusahaan yang melakukan transaksi, input: Pilih Periode saat transaksi terjadi, input: Kode Bukti, pilih dari daftar yang ada
  3. Klik: Auto No. Bukti, sistem akan otomatis membuat nomor bukti baru yang sesuai urutan nomor Kode Bukti yang ditentukan
  4. Input: Tanggal transaksi. input No. Referensi dan Keterangan (bila diperlukan).
Input Bagian Detail

Setelah data-data pada kolom Header terisi semua, selanjutnya mengisi informasi di kolom Detail.

clip_image018

  1. Input: No. Perkiraan Jurnal & CC – Cost Center bila ada
  2. Input: Uraian jurnal
  3. Input: Debet / Kredit – Nilai jurnal
  4. Bila transaksi yang diinput adalah transaksi No. Perkiraan yang mempunyai Perkiraan Pembantu, maka harus menginput No. Perkiraan Pembantu yang bersangkutan.
  5. Untuk menginput jurnal lawannya / baris selanjutnya, ulangi lang-kah 1 s/d 4 seperti di atas.

Namun pada kolom Uraian dan Nilai Jurnal (debet / kredit), sistem akan otomatis menginput nilai yang sama dengan baris sebelum-nya.

Bila diperlukan ubahlah seperlunya.

Untuk mengakhiri, dari toolbar jendela Jurnal

Klik: New untuk input data selanjutnya, atau

Klik: Close untuk keluar.

Jika terjadi selisih pada total nilai debet/kredit yang diinput, maka akan muncul jendela pengingat bahwa transaksi jurnal yang anda catat tidak balance.

clip_image020

Untuk menutup jendela dan sistem menyimpan transaksi jurnal yang tidak balance tersebut untuk Anda ubah sebelum menghasil-kan laporan keuangan -> Klik: Yes

Untuk kembali mengubah transaksi jurnal Anda -> Klik: No

Besar nilai selisihnya bisa User ketahui pada kolom yang terletak di bagian kanan bawah layar.

clip_image022

BTIPSB

Input No. Perkiraan dengan Pencarian Data Perkiraan Berdasarkan Nama Perkiraan

clip_image024

  1. Munculkan jendela Pencarian Data Perkiraan,
    Dobel klik: Nomor Perkiraan, di dalam kolom tersebut.
  2. Ketikkan kata kunci dari nama perkiraan yang sedang Anda cari,
    Input: Nama Perkiraan, kemudian Tekan: Enter.
  3. Lakukan pilihan dengan melakukan Klik di baris data perkiraan yang Anda maksud.
  4. Klik: OK, untuk memilih perkiraan tersebut dan kembali ke jendela jurnal.

Fasilitas Cari Jurnal

Klik: clip_image026 atau Kaca Pembesar yang berada di sebelah kolom No-mor Bukti di bagian Header jendela Transaksi Jurnal akan membuka jendela Cari Jurnal yang dapat anda gunakan untuk mencari Jurnal tertentu dengan menyortir dari daftar jurnal yang pernah diinput.

clip_image028

Sortir daftar transaksi jurnal yang ada berdasarkan:

Input: No. Bukti transaksi yang Anda cari, dan / atau

Input: Keterangan, lalu

Klik: Filter

clip_image029

atau,

Klik: Show All, untuk menampilkan kembali semua data dalam daftar

clip_image030

clip_image031

Dobel-klik: [] di baris awal transaksi untuk membuka jendela jurnal transaksi tersebut.

clip_image033

Mencetak Bukti Jurnal

Transaksi jurnal yang telah Anda input dapat di cetak untuk menghasilkan Bukti Jurnal. Hal ini dapat dilakukan dengan 2 cara:

a. Dari menu Input Jurnal, klik tombol Report.

b. Dari Menu Utama pilih Laporan

Berikut kami jelaskan cara mencetak Bukti Jurnal langsung dari menu Input Transaksi Jurnal:

clip_image035

  1. Cari dan Buka jurnal yang ingin dicetak. Pertama-tama dari jendela Input Transaksi Jurnal -> Input: Pilih Cabang
  2. Input: Pilih Periode transaksi yang mau dicetak.
  3. Buka jendela Cari Jurnal, pada kolom No. Bukti  -> Klik: clip_image026[1] (kaca pembesar) sebelah kanan kolom No. Bukti. Muncul menu daftar Kode Bukti Jurnal yang telah dibuat sebe-lumnya. Bukti Jurnal yang muncul pada daftar adalah Bukti-bukti Jurnal untuk periode transaksi yang Anda pilih (no. 2)
  4. Untuk memilih Bukti Jurnal yang mau dicetak -> Klik: baris bukti jurnal yang dimaksud -> Klik: OK atau Doubel-klik baris bukti jurnal yang dipilih.
  5. Transaksi yang dimaksud muncul pada jendela Input Transak-si Jurnal, kemudian buka menu Laporan -> Klik: Report
  6. Untuk melihat contoh cetak Bukti Jurnal pada layar komputer -> Klik: Preview. Untuk mencetak ke printer -> Klik: Print
  7. Bila ukuran kertas tidak sesuai, ubahlah parameter di bagian Margin dan Page dari jendela Page Setup -> Klik clip_image039

clip_image037

clip_image041

Mengimpor Jurnal dari file Excel

Untuk memudahkan Anda menginput data jurnal, telah disediakan fitur impor jurnal dari file Excel dalam Krishand GL 4.0.

Berikut ilustrasi langkahnya:

clip_image043

Buka file contoh_format_impor_jurnal.xls yang terdapat di folder c:\krishand\gl\40. Kemudian input jurnal per-baris mengikuti data field pada kolom yang dibutuhkan, seperti contoh berikut:

clip_image045

clip_image047Setelah semua data jurnal yang akan diimpor sudah siap sesuai for-mat Excel dari Krishand, berikutnya dari program Krishand GL 4.0 buka jendela input jurnal yakni dari Menu Utama -> Klik: Jurnal.

Kemudian lakukan langkah-langkah berikut dari jendela Jurnal:

clip_image049

  1. Buka jendela Impor Jurnal Dari File Excel, dari dalam menu jur-nal Klik: Import From Excel.
  2. Dari jendela Impor Jurnal Dari File Excel input parameter yang dibutuhkan untuk mengimpor:
    1. Nama File
      Input: Alamat folder dan nama file format impor jurnal yang telah Anda siapkan. Contoh: c:\krishand\gl\40\contoh_format_impor_jurnal.xls
    2. Nama Sheet
      Input: Nama Sheet dimana data jurnal tersebut disimpan dalam file Excel. Contoh: ”sheet1”
      clip_image052
    3. Mulai Baris dan Mulai Kolom
      Input: Angka baris dan kolom dimana data ditempatkan. Contoh: Untuk baris ”3” untuk baris ketiga dan Kolom ”1” untuk kolom A.
      clip_image054
  3. Klik: Import From Excel

Jika berhasil, maka data dari Excel akan ditampilkan di bagian tabel jendela Impor Jurnal dari File Excel. Periksa data yang di-impor. Kemudian, Klik: Posting untuk memasukkan data ke da-lam database.

Mengubah Data Transaksi Jurnal

Berikut ini langkah untuk mengubah data jurnal dari transaksi yang telah Anda masukkan:

1. Dari jendela Input Transaksi Jurnal -> Input: Pilih Cabang dan Input: Pilih Periode transaksi yang mau diedit.

2. Buka fasilitas cari jurnal -> Klik: clip_image055, terletak pada sebelah kanan kolom No. Bukti.

3. Gunakan fasilitas Cari Jurnal, untuk mencari dan membuka data Jurnal yang akan diubah. Maka akan muncul menu daftar Kode Bukti Jurnal yang berisikan Bukti-bukti Jurnal yang pernah dibuat dalam periode transaksi yang Anda pilih pada point 1.

Namun, transaksi yang telah dilakukan proses Posting tidak bisa diedit. Untuk mengeditnya harus diun-posting dulu.

4. Klik pada baris bukti jurnal yang dimaksud -> Klik: OK

Transaksi yang dimaksud muncul di layar. Silakan edit yang diper-lukan.

BTIPSB

Fasilitas Inquiry

Pencarian bukti jurnal dengan menekan tombol Kaca Pembesar, ha-nya menampilkan nomor dan tanggal jurnal saja. Jika Anda lupa no-mor jurnal yang ingin Anda ubah, Anda dapat menggunakan fasilitas “Inquiry”. Tombol Inquiry terletak di toolbar jendela input transaksi jurnal setelah tombol New.

Fasilitas Inquiry menampilkan daftar transaksi jurnal secara lebih lengkap dan detail untuk proses pencarian yang lebih spesifik

-> Klik: Inquiry

clip_image057

Setelah Anda mengetahui No. Bukti Jurnal yang hendak diinput buka dan ubah Transaksi Jurnal tersebut dengan cara:

Dobel-klik: [], pada bagian paling kiri baris data jurnal yang Anda maksud. Untuk mengakhiri -> Klik: New atau Klik: Close.

Menghapus Data Transaksi

Seperti yang telah disebutkan diatas, menu Input Jurnal terdiri dari 2 bagian yakni Header dan Detail. Dalam menghapus data transaksi, posisi kursor sangat menentukan bagian data mana yang ingin diha-pus. Bila posisi kursor berada pada bagian Header, maka seluruh tran-saksi jurnal dari nomor bukti yang aktif akan terhapus. Sebaliknya jika posisi kursor ada pada bagian Detail, maka hanya baris detail dimana kursor berada yang akan terhapus.

Berikut langkah-langkah dalam menghapus data transaksi:

  1. Dari jendela Input Transaksi Jurnal -> Input: Pilih Cabang dan Input: Pilih Periode transaksi yang mau dihapus.
  2. Buka fasilitas cari jurnal -> Klik: clip_image026[2] terletak pada sebelah kanan kolom No. Bukti. Maka akan muncul menu daftar Kode Bukti Jurnal yang berisikan Bukti-bukti Jurnal yang pernah dibuat dalam periode transaksi yang Anda pilih pada point 1.
  3. Klik pada baris bukti jurnal yang dimaksud -> Klik: OK. Transaksi yang dimaksud muncul di layar.
  4. Perhatikan bagian yang ingin dihapus, bila Anda hanya ingin menghapus baris detail jurnal, letakkan kursor pada baris detail yang ingin dihapus -> Klik : Delete.

Atau jika Anda ingin menghapus keseluruhan jurnal, letakkan kursor pada bagian Header (No. Bukti, Tanggal, sejenisnya) kemudian -> Klik: Delete

Untuk menghapus beberapa baris detail sekaligus Anda bisa laku-kan dengan cara menandai baris-baris detail yang ingin dihapus, dengan cara:

Klik dan seret kursor pada posisi kotak [„] yang terletak di sisi paling kiri baris detail (sebelah kiri dari kolom No. Perkiraan), ke-mudian -> Tekan: Delete yang ada pada keyboard.

clip_image059

Muncul jendela dialog konfirmasi proses penghapusan,

Tekan: “Y”, berulang-ulang sampai semua baris detail terhapus.

I.1.6 Menggunakan Standing Jurnal

Fasilitas Standing Jurnal dapat menghemat waktu Anda dalam mem-buat jurnal transaksi dengan menghindari pengetikan berulang-ulang untuk transaksi-transaksi yang sifatnya rutin dan selalu sama setiap bulan (seperti gaji, iuran kebersi-han, biaya bank, dll), bisa disimpan format input jurnalnya sebagai standing jurnal, lalu digunakan pada transaksi berikutnya tanpa harus menginput ulang setiap kolom jurnal satu-persatu.

Membuat Standing Jurnal

Berikut langkah membuat Standing Jurnal:

clip_image061

  1. Buka Menu Setup Standing Jurnal, dari Menu Utama  -> Klik: Setup Awal, lalu
  2. Dobel-klik: Standing Jurnal

Berikutnya di dalam jendela Standing Jurnal:

clip_image063

1 Klik: New

2 Input: Kode Jurnal dan Input: Keterangan

Kode Jurnal, alphanumerik, tidak boleh ada yang sama (unik), maksimal 10 karakter

Keterangan, sebagai referensi bagi user.

Inactive, untuk menutup Standing Jurnal yang sudah pernah di-buat dan sudah tidak / jarang dipakai, tapi belum ingin dihapus.

Selanjutnya input setiap kolom detail seperti berikut:

clip_image065

  1. Input: No. Perkiraan dari daftar perkiraan yang disediakan , input: Cost Center jika perkiraan merupakan Cost Center.
  2. Input: Uraian dari Standing Jurnal
  3. Input: Debet / Kredit, sesuai dengan kolomnya
  4. Kemudian input jurnal lawannya dengan cara yang sama.

Apabila nilai transaksi yang diinput tidak balance (selisih), maka besar nilai selisihnya bisa diketahui dari kolom total yang terletak di bagian kanan bawah.

clip_image068

Dan untuk mengakhiri,

Klik: New untuk input Standing Jurnal selanjutnya atau

Klik: Close untuk keluar

This entry was posted in General Ledger. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>